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省科技馆档案整理竞争性磋商采购公告

投标申请人资格要求

1、供应商应具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的要求;

2、具有有效的营业执照(经营范围需包含档案整理、数字化加工相关内容)和银行账户开户资料,没有处于有关行政管理、司法部门限制投标期内。

3、具有国家保密管理部门颁发的档案数字化加工涉密乙级或以上资质(遵从涉密资质的适用地域),无外资背景、外籍人员。

4、供应商需取得副省级以上国家档案行政管理部门颁发的档案中介服务机构备案证书。

5、拟派项目负责人具有档案专业的执业资格证书和中级及以上职称,有有效的劳动合同和单位为其缴纳2019121日以来任意一月社保明细证明资料。

6、2019年度的财务报表反映状态良好,2019121日以来有依法缴纳税收和社保的良好记录。

7、参加本项目投标活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录、没有重大质量和安全事故发生。

8、提供本公告发布后的信用信息查询记录(最终结果以评标时招标代理人查询为准,但在中标通知书发出前有重大不良行为记录的中标无效),可通过“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)或中国政府采购网网站(www.ccgp.gov.cn)进行信用信息查询,未被“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)列入失信被执行人、税收违法案件当事人名单。


  第一章  项目采购需求

一、项目需求

1、采购项目编号:

2、采购项目名称:档案整理及升级达标项目;

3、采购内容:

按照《湖北省机关事业单位档案工作目标管理考评办法》的要求健全档案管理体制,完成档案用房建设及相关设施配备,完成档案管理软件安装调试及部署,完成完成文书、科技、会计、声像、实物、电子、专业档案整理及数字化工作,协助完成档案工作目标管理省一级达标。

档案整理及数字化

类别

数量

单位

备注

文书档案整理

6000

科技档案整理

150

资料整理

30

会计凭证整理

1000

会计账簿、报表及其它整理

150

照片档案整理及数字化

300

实物、电子档案整理

100

A4彩色扫描

40000

条目录入

10000

目录打印

3000

档案装订

5000

斜口封

10000

会计凭证盒

1000

档案盒

1000

归档章

1

数据备份

1

档案制度牌及指引卡制作

1

档案管理软件(信创网络版)

1

国产电脑

1

档案库房建设

档案柜(窄边套色)

10

奖牌柜

3

防紫外线窗帘

26

延米

墙纸拆除

180

平米

墙面刮腻子

180

平米

防爆灯

9

防盗门

1

陈列室木门

1

档案整理查阅桌

1

查阅椅

4

办公桌

1

办公椅

1

视频监控

1

红外报警

1

气体消防

8

拆除渣土清运人工

4

渣土运输

1

4、采购预算30万元(供应商报价不能超过此预算,凡超过此预算的投标无效)。


 二、技术要求

(一)总体质量要求

1、档案数字化加工必须严格按照《中华人民共和国行业标准(DA/T 22-2015)归档文件整理规则》、《中华人民共和国行业标准(DA/T31—2005)纸质档案数字化技术规范》、《湖北省纸质档案数字化操作规程》(鄂档办〔2014〕56号)、《中华人民共和国行业标准 DA/T18-1999 档案著录规则》、《湖北省机关事业单位档案工作目标管理考评办法》等相关行业技术标准、规范执行。

2、按照《中华人民共和国行业标准(DA/T31—2005)纸质档案数字化技术规范》,采用专业平板扫描仪、A4、A3 高速扫描仪相互配合进行扫描加工,要求在扫描过程中不对档案原件造成破坏,保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

3、扫描图像成品最终生成 JPG 图像格式采购人使用的档案管理软件中对应的档案目录进行挂接。

4、扫描分辨率≥300dpi。全部文件彩色扫描,对于字迹偏小、文字密集、清晰度较差、当前页含照片或照片档案等,分辨率提高至600dpi。

5、目录著录符合《档案著录规则》(DA/T 18—1999)要求。保证数据库目录与档案实体文件一一对应,不得出现缺录、漏录、重录、顺序颠倒、件号错动、不连续等情况。

6、扫描时要做到不缺页、不重页、图像内容完整,不影响图像的利用效果;电子图片的倾斜度不得超出1度,不允许有折叠、遮字、缺损,保持图像的完整,图片端正、无扭曲;要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。

7、图像文件挂接到现有的档案管理软件系统中,保证100%的挂接正确率与检索、显示的成功率。

(二)档案数字化加工要求

1、根据采购人提供的工作单核对目录,修改有错误的目录并将档案实体按照实际扫描页重新编辑并填写到工作单中,作为质检依据;

2、启钉、拆分,保证纸张的平整、抚平边角;

3、采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描,避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生;

4、如遇到档案纸张质地脆弱,不适合反复拆装订的档案,应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描;

5、采用平板进纸方式扫描,尽量确保纸张扫描时放置端正,从而保证原始扫描图像无歪斜,减少后期处理可能带来的图像失真;

6、对于档案中的“筒子页”,应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后,要拼接成一页;

7、扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况,要进行如下图像处理:

图像歪斜:采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过2度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯;

图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边;

字迹洇透:采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画;

图像深浅不一:采用平衡功能,调整图像深浅一致;

8、图像拼接处信息要完整,不能缺少信息。

(三)图像、数据挂接要求

1、为确保数据挂接的正确性,供应商应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应,确保加工扫描成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

2、档案扫描完成后,需要与现有的条目数据进行一一对应挂接。其中,扫描文件以件为单位进行存储,目录应对应到相应图像文件所在的文件夹;盒内目录应对应到相应页数的图像文件。

3、采购人按批次提供档案给供应商。采购人对供应商质检后的扫描图像进行检查。当抽检图象不合格率低于5‰、扫描图像100%挂接正确时,采购人可提供下一批次档案,但供应商需对错误数据重新检查修改,直到合格率达100%;如抽检不合格率高于5‰,采购人有权不予提供错误数据并且不再提供下一批档案,采购人将该批档案全部退回给供应商重新检查修改,直到质检合格,由此造成的后果由供应商负责。

(四)档案整理、装订要求

档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:

1、遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。

2、档案装订应按照档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置(如:改右装订为左装订)。

3、对于装订时某些页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。

4、档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现金属装订物,应予以剔除。

5、档案装订,应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。

6、档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,力求保护原件。

(五)作业环境及设备要求

供应商须在供应商方案中明确加工场地规划,说明所配备的硬件数量及规格,软件和网络环境。

档案数字化加工要求在甲方指定地点内进行。供应商需提供数字化加工所需的全部设备及软件,并按采购人的保密、安全要求进行设备处理及网络布线,以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。


三、商务要求

(一)服务时间:2020926日至20201031

(二)服务地点:省科技馆四楼(省科教大厦A座)

(三)其他需说明的事项:

1、项目实施单位应制定恰当的措施,确保档案安全和档案信息保密。

2、不将采购方的档案秘密以任何方式向外泄露,不得以任何方式(纸质、硬盘、磁盘、光盘、软盘等)将采购方档案资料带离采购方为对方提供的档案数字化工作现场,不得擅自将采购方档案的相关数据存在其他设备上。

3、需签订保密责任书和承诺书,如故意或者过失泄露秘密,除承担违约责任外,还应承担相应的法律责任。

4、应当加强对参与该项目的所有人员的保密教育,项目结束后,要进行必要的脱密期管理。

5、档案整理及数字化所需设施设备由项目实施单位负责。


第二章 磋商时间和地点

报名截止时间:2020年9月23日

竞争性磋商时间:2020年9月25日上午9点

竞争性磋商地点:省科技馆3楼会议室(湖北科教大厦A座3楼)

联系人:王蔚林,联系电话13807120717


  第三章  评分标准

项目

评审因素

评分标准

分值

技术部分

45分)

档案整理及数字化方案合理可行

5分)

在项目实施过程中,针对项目实施情况,有先进、具体、完整、可行的实施措施且采用规范正确,较好给予2分,基本满足给予01分。

2

在项目实施过程中,对工作规范、操作流程和关键技术有深入的表述、有先进合理的建议且解决方案完整、经济、安全、切实可行、措施得力的,最优得3分,良好得2分,一般得1分。

3

质量保障及管理

8分)

根据各投标人针对本项目要求所提供ISO9001质量管理体系认证证书且服务包含档案整理、修裱及数字化加工全部内容得6分,包含一项得2分,最高得6分,否则不得分。

6

根据各投标人针对本项目要求所提出的项目工作流程、质量控制方案等情况综合评价,较好给予2分,基本满足给予01分。

2

项目人员及技术能力保障

20分)

拟投入本项目的负责人具有档案专业研究馆员(正高级)职称,得5分;具有档案专业副研究馆员(副高级)职称,得3分;具有档案专业馆员(中级)职称,得1分;否则不得分。

5

拟投入本项目的工作人员具有档案专业中级职称一人得2分,具有档案专业初级职称一人得1分,最高得6分。

6

拟投入本项目的工作人员具备省级以上档案部门颁发的“档案工作人员上岗证”,岗位证书的持有人是投标单位工作人员,借用的证书无效,不得分。每提供一个得0.5分,最高得5分。

5

投标人被省级及以上档案行政管理部门认定为“档案数字化基地”的得2分,否则不得分。

2

投标人被省级及以上档案学会认定为档案整理、档案数字化加工推荐企业的得2分,否则不得分。

2

项目安全保障

5分)

投标人拥有保障完成本项目的专业保密技术人员,投标人须提供省级以上保密行政主管部门颁发的保密培训合格证书。本项3分,每提供一人得1分,最高得3分。

3

根据投标人对本项目要求所提出的项目安全控制、管理方案等情况综合评价,较好给予2分,基本满足给予01分。

2

应急预案(2分)

根据投标人对本项目执行过程中出现紧急情况的应急处理方案的优劣情况给分,较好给予2分,基本满足给予01分。

2

验收方案(2分)

根据投标人对本项目要求所拟定的项目验收方案是否全面、客观、可靠、具有可操作性综合评价,较好给予2分,基本满足给予01分。

2

售后服务措施方案

3分)

根据投标人售后服务方案、响应时间的长短、本地化售后服务机构的优劣、供应商设立的服务站等情况综合评价,最优得3分,良好得2分,一般得1分。

3

商务部分

45分)

企业实力(15分)

投标人具有高新技术企业证书的证明文件得1分。

1

投标人具有档案管理或数字化相关软件著作权证书的每提供一样得0.5分,最高得3分。

3

投标人具有信息安全管理体系认证证书且服务包含档案整理、修裱及数字化加工全部内容得3分,包含一项得1分,最高得3分,否则不得分。

3

供应商的专业技术人员中有荣获省级及以上“档案先进集体”、“档案先进个人”或“荆楚工匠”荣誉证书的得8分,否则不得分。

8

资信情况(3分)

投标人具有企业信用3A等级资质证书的每提供一样得0.5分,最高得3分。

3

业绩与经验

24分)

投标人提供近3年完成类似业绩资料。根据完成类似档案整理及数字化项目,且单个项目整理数量不少于1万卷或数字化扫描数量不少于300万页的成功案例进行评分,转包业绩无效。提供1项得3分,最高12分。提供甲方联系人及联系方式及合同书(或中标通知书)

12

有副省级及以上机关单位档案整理及数字化加工业绩的成功案例每提供1项得3分,最高得12分。需提供甲方联系人及联系方式及合同书(或中标通知书)。

12

配套服务能力

1分)

投标人具有对破损档案按国家标准进行修复裱糊的能力的得1分,提供业绩证明材料。

1

优惠条款(2分)

提供实质性优惠条款的每项给1分,最高2分,无得0分。

2

价格部分

10分)

低价优先法

10分)

满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价,其报价分为满分10分。其他投标人的报价分按照下列公式计算:报价分 = (评标基准价/投标报价)×10

10

综合得分=技术小计+商务小计+报价小计

100